Zahlungserinnerung und Mahnung im Handwerk: Fristen, Zinsen und drei Vorlagen

Ein ausgedachter Fall, wie er in jedem Malerbetrieb vorkommt. Der Meister streicht im September bei einer Privatkundin Flur, Treppenhaus und zwei Zimmer. Die Kundin geht am letzten Tag mit ihm durch die Räume, ist zufrieden und sagt, die Rechnung könne er gleich schicken. Er schickt sie am selben Abend per Mail, 3.800 Euro, zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Drei Wochen später ist nichts auf dem Konto.

Jetzt sitzt er abends vor dem Rechnungsprogramm und weiß nicht weiter. Darf er schon mahnen? Kann er Zinsen verlangen? Und wie schreibt man einer Kundin, die eigentlich nett war, dass sie bitte endlich zahlen soll?

Die Antworten stehen zum größten Teil im Bürgerlichen Gesetzbuch, und sie sind kürzer, als viele glauben. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Er zitiert die Paragrafen, die für eine offene Handwerkerrechnung gelten, und wenn es um einen hohen Betrag oder einen Streit über Mängel geht, gehört die Sache zu einem Anwalt.

Wann die Rechnung fällig ist

Mahnen können Sie erst, wenn Ihr Geld fällig ist. Für den Werkvertrag, also fast jeden Handwerksauftrag, regelt das § 641 BGB. Dort heißt es: „Die Vergütung ist bei der Abnahme des Werkes zu entrichten.“ Wird in Teilen abgenommen und ist für die Teile ein eigener Preis vereinbart, wird jeder Teil bei seiner Abnahme fällig.

Die Abnahme ist damit der wichtigste Tag nach Auftragsende. Nach § 640 BGB muss der Kunde ein vertragsgemäßes Werk abnehmen, und wegen unwesentlicher Mängel darf er die Abnahme nicht verweigern. Meldet er sich gar nicht, können Sie ihm nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme setzen. Verweigert er sie in dieser Frist nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen. Bei Privatkunden tritt diese Folge nur ein, wenn Sie zusammen mit der Aufforderung in Textform darauf hingewiesen haben, was passiert, wenn der Kunde schweigt oder die Abnahme ohne Angabe von Mängeln verweigert.

Für die Herstellung, die Wiederherstellung, die Beseitigung oder den Umbau eines Bauwerks, einer Außenanlage oder eines Teils davon gilt zusätzlich das Bauvertragsrecht (§ 650a BGB). Eine Instandhaltung zählt nur dazu, wenn die Arbeit für die Konstruktion, den Bestand oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Bauwerks wesentlich ist. Beim Bauvertrag braucht die Fälligkeit nach § 650g Abs. 4 BGB zweierlei: die Abnahme, sofern sie nicht nach § 641 Abs. 2 entbehrlich ist, und eine prüffähige Schlussrechnung. Prüffähig ist sie, wenn sie die erbrachten Leistungen übersichtlich auflistet und der Kunde sie nachvollziehen kann. Erhebt er innerhalb von 30 Tagen nach Zugang keine begründeten Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt sie als prüffähig. Eine Rechnung mit einer einzigen Zeile „Umbauarbeiten pauschal“ ist deshalb ein schlechter Start.

Arbeiten Sie als Nachunternehmer für einen Generalunternehmer, hilft Ihnen § 641 Abs. 2. Ihr Geld wird spätestens fällig, soweit der Generalunternehmer von seinem Bauherrn für Ihr Gewerk ganz oder teilweise bezahlt worden ist oder soweit der Bauherr es abgenommen hat oder es als abgenommen gilt. Wissen Sie das nicht, dürfen Sie ihm eine angemessene Frist setzen, Auskunft darüber zu geben. Lässt er sie ungenutzt verstreichen, ist Ihre Vergütung ebenfalls fällig. Hat der Generalunternehmer seinem Bauherrn wegen möglicher Mängel Sicherheit geleistet, gilt das alles nur, wenn Sie ihm eine entsprechende Sicherheit leisten.

Ein Punkt gehört vor jede Mahnung. Kann der Kunde die Beseitigung eines Mangels verlangen, darf er nach § 641 Abs. 3 einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten, „in der Regel das Doppelte der für die Beseitigung des Mangels erforderlichen Kosten“. Wer bei einem gerügten Mangel den vollen Betrag anmahnt, bekommt Streit statt Geld. Rufen Sie in diesem Fall an und klären Sie den Mangel zuerst.

Ab wann der Kunde in Verzug ist

Fällig heißt noch nicht in Verzug. Erst der Verzug gibt Ihnen Verzugszinsen und bei Geschäftskunden die Pauschale. Für Ihre Rechnung zählen nach § 286 BGB vor allem drei Wege dorthin.

Die Mahnung. Zahlt der Kunde auf eine Mahnung nicht, die nach Eintritt der Fälligkeit kommt, ist er durch diese Mahnung in Verzug. Eine Mahnung vor der Fälligkeit zählt nicht. Wie das Schreiben überschrieben ist, regelt § 286 nicht. Die Stufen Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung sind ein Brauch im Geschäftsleben und stehen in keinem Gesetz.

Der Termin nach dem Kalender. Eine Mahnung braucht es nicht, wenn für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, etwa „Zahlung bis zum 15. November“ im Vertrag. Ob ein Zahlungsziel, das erst auf der Rechnung steht, dafür ausreicht, sollten Sie nicht auf eigene Faust entscheiden. Schicken Sie im Zweifel die Mahnung, sie kostet Sie einen Brief.

Die 30-Tage-Regel. Spätestens kommt der Kunde in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt. Gegenüber Privatkunden gilt das nur, wenn auf diese Folge in der Rechnung „besonders hingewiesen worden ist“. Fehlt dieser Hinweis, kommt eine Privatkundin auf diesem Weg nie in Verzug, und Sie brauchen in der Regel die Mahnung. Ein Hinweis auf der Rechnung kann so lauten:

Wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen, kommen Sie nach § 286 Abs. 3 BGB auch ohne Mahnung in Verzug.

Geschäftskunden kommen auch ohne diesen Hinweis spätestens nach 30 Tagen in Verzug. Ist bei ihnen unklar, wann die Rechnung angekommen ist, laufen die 30 Tage ab Fälligkeit und Empfang Ihrer Leistung.

Daneben nennt § 286 weitere Fälle. Eine Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids steht der Mahnung gleich, und verweigert der Kunde die Zahlung ernsthaft und endgültig, braucht es keine Mahnung.

Kein Verzug tritt ein, solange die Zahlung wegen eines Umstands ausbleibt, den der Kunde nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4).

Was Sie im Verzug verlangen dürfen

Die Verzugszinsen regelt § 288 BGB, und er unterscheidet nach dem Kunden.

Bei Privatkunden beträgt der Verzugszins für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Geschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, sind es für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Ihr Werklohn ist eine solche Entgeltforderung.

Den Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank. Er beträgt 1,52 Prozent und gilt seit dem 1. Juli 2026, Stand der Abfrage 20. Oktober 2026. Daraus ergeben sich derzeit 6,52 Prozent im Jahr bei Privatkunden und 10,52 Prozent bei Geschäftskunden. Die Tabelle der Bundesbank führt neue Werte jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli. Schauen Sie vor jeder Zinsberechnung dort nach.

Was das in Euro bedeutet, zeigt der ausgedachte Fall vom Anfang. Bei 3.800 Euro und 30 Tagen Verzug kommen bei der Privatkundin rund 20 Euro Zinsen zusammen, bei einem Geschäftskunden wären es rund 33 Euro. Die Zinsen machen niemanden reich. Sie gehören trotzdem in die letzte Mahnung, weil sie zeigen, dass Sie die Regeln kennen.

Gegenüber Geschäftskunden kommt nach § 288 Abs. 5 eine Pauschale von 40 Euro dazu, auch bei einer offenen Abschlagszahlung. Gegenüber Privatkunden gibt es diese Pauschale nicht. Die 40 Euro werden auf einen Schadensersatz für Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, Sie bekommen also nicht beides für dieselben Kosten. Einen weiteren Schaden schließt das Gesetz nicht aus (§ 288 Abs. 4), den müssen Sie aber belegen können.

Die Reihenfolge: von der Erinnerung bis zum Mahnbescheid

Die Fristen unten sind meine Empfehlung und keine gesetzliche Vorgabe. Sie lassen der Kundin Zeit für ein Versehen und halten Sie trotzdem im Takt.

1. Zahlungserinnerung, drei bis fünf Tage nach dem Zahlungsziel. Freundlich, mit Rechnungsnummer, Betrag und der Bitte, kurz nachzusehen. Eine offene Rechnung kann schlicht vergessen worden sein.
2. Mahnung, rund zwei Wochen später. Sachlich, mit einer konkreten Zahlungsfrist. Zahlt die Kundin auf diese Mahnung nicht, ist sie nach § 286 Abs. 1 in Verzug, auch ohne Hinweis auf der Rechnung.
3. Vor der letzten Mahnung ein Anruf. Manchmal steckt hinter dem Schweigen ein Mangel, über den die Kundin nicht reden mag, oder ein Engpass, für den eine Ratenzahlung reicht. Ein Gespräch von fünf Minuten klärt das schneller als zwei Briefe.
4. Letzte Mahnung mit einer Frist von sieben bis zehn Tagen, mit Verzugszinsen und bei Geschäftskunden mit der Pauschale. Kündigen Sie darin an, was nach Ablauf der Frist passiert, und tun Sie es dann auch.
5. Gerichtliches Mahnverfahren. Für eine bestimmte Geldsumme in Euro erlässt das Gericht auf Antrag einen Mahnbescheid (§ 688 ZPO). Den Antrag können Sie über online-mahnantrag.de stellen, eine Anwendung der deutschen Mahngerichte.

Bevor Sie den Antrag stellen, sollten Sie wissen, wie das Mahnverfahren abläuft. Das Gericht prüft nicht, ob Ihnen das Geld zusteht. Das muss nach § 692 ZPO sogar ausdrücklich im Mahnbescheid stehen. Der Kunde hat dann zwei Wochen ab Zustellung, um zu zahlen oder Widerspruch einzulegen. Legt er nicht rechtzeitig Widerspruch ein, erlässt das Gericht auf Ihren Antrag einen Vollstreckungsbescheid. Den Antrag können Sie erst nach Ablauf der Widerspruchsfrist stellen, und Sie erklären darin, ob und welche Zahlungen der Kunde auf den Mahnbescheid geleistet hat (§ 699 ZPO). Aus dem Vollstreckungsbescheid können Sie die Zwangsvollstreckung betreiben (§ 794 Abs. 1 Nr. 4 ZPO). Er steht einem für vorläufig vollstreckbar erklärten Versäumnisurteil gleich, der Kunde kann also noch Einspruch einlegen (§ 700 ZPO). Widerspricht er, kann die Sache an das Gericht gehen, das der Mahnbescheid für diesen Fall nennt. Bei einem echten Streit über Mängel ist der Mahnbescheid deshalb nur der Umweg zum Prozess.

Der Mahnbescheid hat außerdem eine Wirkung, die bei alten Rechnungen zählt. Ihr Werklohn verjährt in der Regel nach drei Jahren (§ 195 BGB), gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie Kunde und Umstände kannten oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten kennen müssen (§ 199 BGB). Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt diese Verjährung (§ 204 BGB). Eine Mahnung per Brief oder Mail steht nicht in der Liste dieses Paragrafen. Eine offene Rechnung aus dem Jahr 2023 verjährt danach in der Regel mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Wer sie im Herbst im Ordner findet, sollte nicht mehr mit Erinnerungen anfangen.

Drei Vorlagen zum Kopieren

Die eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre Angaben. Die Texte funktionieren per Mail und per Brief. Schicken Sie die letzte Mahnung so, dass Sie den Zugang später belegen können.

Vorlage 1: freundliche Zahlungserinnerung

Betreff: Rechnung [Nummer] vom [Datum]

Guten Tag Frau [Name],

vielen Dank noch einmal für den Auftrag in der [Straße]. Unsere Rechnung [Nummer] über [Betrag] Euro war am [Datum] fällig, und bei uns ist noch keine Zahlung eingegangen. Vielleicht ist sie im Alltag untergegangen, das passiert.

Bitte überweisen Sie den Betrag auf unser Konto [IBAN] mit der Rechnungsnummer als Verwendungszweck. Die Rechnung hänge ich noch einmal an. Falls Sie schon gezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht als erledigt.

Wenn an der Arbeit etwas nicht passt, rufen Sie mich bitte an: [Telefon].

Viele Grüße [Name, Betrieb]

Vorlage 2: Mahnung

Betreff: Mahnung zu Rechnung [Nummer] vom [Datum]

Guten Tag Frau [Name],

am [Datum] haben wir Sie an unsere Rechnung [Nummer] über [Betrag] Euro erinnert. Bis heute ist keine Zahlung bei uns eingegangen.

Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis spätestens [Datum, etwa zehn Tage ab heute] auf unser Konto [IBAN], Verwendungszweck [Rechnungsnummer].

Gibt es einen Grund, warum Sie noch nicht gezahlt haben, etwa eine Frage zur Rechnung oder zur Ausführung, melden Sie sich bitte vor Ablauf der Frist unter [Telefon]. Dann finden wir eine Lösung.

Mit freundlichen Grüßen [Name, Betrieb]

Vorlage 3: letzte Mahnung mit Fristsetzung

Betreff: Letzte Mahnung zu Rechnung [Nummer], Zahlungsfrist bis [Datum]

Guten Tag Frau [Name],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] und unserer Mahnung vom [Datum] ist unsere Rechnung [Nummer] über [Betrag] Euro weiterhin offen. Sie befinden sich mit der Zahlung in Verzug.

Wir fordern Sie auf, bis zum [Datum, sieben bis zehn Tage ab heute] den folgenden Betrag auf unser Konto [IBAN] zu überweisen:

Rechnungsbetrag: [Betrag] Euro Verzugszinsen nach § 288 BGB vom [Beginn des Verzugs] bis heute: [Betrag] Euro Gesamt: [Betrag] Euro

Geht bis zu diesem Datum keine Zahlung ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid.

Mit freundlichen Grüßen [Name, Betrieb]

Für einen Geschäftskunden ergänzen Sie in Vorlage 3 die Zeile „Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB: 40,00 Euro“ und rechnen die Zinsen mit neun statt fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Die Ansprache „Frau [Name]“ wird zu Ihrem Ansprechpartner in der Buchhaltung, den Sie beim Auftrag erfragen sollten.

Wer bei Ihnen mahnt

Die Arbeit an einer offenen Rechnung ist selten der Text. Es ist die Regelmäßigkeit. In der Saison bleibt die Zahlungserinnerung liegen, weil der Meister auf der Baustelle steht und die Bürokraft drei Tage krank ist. Viele Rechnungsprogramme und Buchhaltungslösungen können offene Posten anzeigen und Erinnerungen vorbereiten. Sehen Sie in Ihrem eigenen Programm nach, bevor Sie etwas Neues anschaffen.

Wir bauen das Aristotle System, sieben KI-Mitarbeiter für Handwerksbetriebe. Keiner der sieben mahnt Rechnungen an oder treibt Zahlungen ein. Diese Arbeit bleibt bei Ihnen und Ihrer Buchhaltung. Einen Entwurf für die zweite oder dritte Stufe schreibt Ihnen ein allgemeiner KI-Chat in einer Minute. Prüfen Sie danach jeden Betrag und jedes Datum selbst, denn eine KI kann sich bei Zinsen um einen Tag oder eine Kommastelle verrechnen und klingt dabei trotzdem sicher. Wo KI im Betrieb heute hilft und wo nicht, steht in KI im Handwerk: Beispiele, wo sie heute hilft und wo nicht.

Der Ton aus dem Artikel über das Nachfassen von Angeboten gilt auch hier. Kein Vorwurf in der ersten Nachricht, und jede Frist bekommt ein echtes Datum. Und wenn ein Kunde, der nicht zahlen will, seinen Ärger stattdessen bei Google ablädt, finden Sie eine passende Antwort in Auf Google-Bewertungen antworten unter dem Muster für eine zu hohe Rechnung.

Der Maler aus dem Beispiel schreibt seitdem den Satz zur 30-Tage-Regel auf jede Rechnung an Privatkunden. Die Zahlungserinnerung trägt er sich am Tag des Versands in den Kalender ein, fünf Tage nach dem Zahlungsziel.

Häufige Fragen

Ist eine Zahlungserinnerung schon eine Mahnung?

Nach § 286 Abs. 1 BGB muss die Mahnung nach der Fälligkeit kommen. Wie sie überschrieben ist, regelt das Gesetz nicht. Die Stufen Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung sind ein Brauch. Gesetzlich vorgeschrieben ist keine davon. Formulieren Sie deshalb schon die Zahlungserinnerung als klare Bitte um Zahlung, mit Betrag, Rechnungsnummer und Datum.

Wann ist ein Privatkunde ohne Mahnung in Verzug?

Vor allem in zwei Fällen. Wenn für die Zahlung ein Datum nach dem Kalender bestimmt ist, etwa im Vertrag. Oder 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Daneben nennt § 286 Abs. 2 BGB Sonderfälle, etwa wenn der Kunde die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert. Ohne Kalendertermin und ohne Hinweis brauchen Sie bei Privatkunden in der Regel eine Mahnung.

Wie hoch sind die Verzugszinsen im Handwerk?

Bei Privatkunden fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäftskunden neun Prozentpunkte (§ 288 BGB). Mit dem Basiszinssatz von 1,52 Prozent, gültig seit dem 1. Juli 2026, sind das 6,52 und 10,52 Prozent im Jahr. Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank.

Darf ich Privatkunden die 40-Euro-Pauschale berechnen?

Nein. Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gibt es nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Gegenüber Geschäftskunden steht sie Ihnen im Verzug zu, auch für eine offene Abschlagszahlung.

Was passiert, wenn der Kunde dem Mahnbescheid widerspricht?

Dann kann die Sache an das Gericht gehen, das der Mahnbescheid für diesen Fall nennt (§ 692 ZPO). Das Gericht prüft im Mahnverfahren nicht, ob Ihre Forderung besteht. Bei einem Streit über Mängel führt der Weg deshalb meist in ein normales Gerichtsverfahren, und dafür lohnt sich ein Anwalt.