Betriebsurlaub ankündigen: Abwesenheitsnotiz, Ansage und Google-Profil für Weihnachten

Ein ausgedachter Fall. Ein Heizungsbetrieb mit vier Leuten schließt vom 24. Dezember bis zum 3. Januar. Am 23. spricht der Meister eine neue Ansage auf den Anrufbeantworter und fährt nach Hause. Am 28. fällt bei einer Stammkundin die Heizung aus. Sie schreibt eine Mail und bekommt keine Antwort. Bei Google steht der Betrieb auf "Geöffnet". Am Nachmittag ruft sie den nächsten Betrieb auf der Karte an. Ihre Mail findet der Meister am 4. Januar, zwischen elf anderen Anfragen aus den Feiertagen.

Die Ansage war richtig. Sie war nur die einzige Stelle, an der der Urlaub stand. Kunden suchen an vier Stellen nach Ihnen: im Postfach, am Telefon, bei Google und auf Ihrer Website. Für jede dieser Stellen finden Sie hier eine Vorlage zum Kopieren oder den Weg zu einer.

Was in jede Ankündigung gehört

Legen Sie vor dem ersten Text vier Dinge fest. Sie stehen später in jeder Vorlage.

1. Die genauen Daten. Der erste und der letzte geschlossene Tag, jeweils mit Wochentag, und der Tag, an dem Sie wieder da sind. "Zwischen den Jahren" reicht nicht, weil jeder etwas anderes darunter versteht.
2. Wer bei Notfällen hilft. Ihr eigener Notdienst, ein Kollegenbetrieb mit Telefonnummer oder der klare Satz, dass es in dieser Zeit keinen Notdienst gibt. Fragen Sie den Kollegen vorher, ob er Ihre Kunden übernimmt, und schreiben Sie seine Nummer erst dann irgendwohin.
3. Bis wann Sie antworten. Ein Datum. "Wir melden uns bis zum 8. Januar" kann der Kunde einplanen. "Schnellstmöglich" kann er nicht einplanen.
4. Wer nach dem Urlaub alles zurückstellt. Eine Person und ein Termin im Kalender für den ersten Arbeitstag.

Weihnachten 2026 liegt günstig. Der 24. Dezember ist ein Donnerstag, Neujahr ein Freitag. Wer vom 24. Dezember bis einschließlich Sonntag, 3. Januar, schließt, ist am Montag, 4. Januar, wieder da. Der 6. Januar ist nur in Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen-Anhalt ein gesetzlicher Feiertag. Wer dort sitzt und Kunden in anderen Bundesländern hat, nennt den Tag ausdrücklich.

Die Abwesenheitsnotiz und die Ansage stellen Sie am letzten Arbeitstag um. Kunden mit laufenden Aufträgen erfahren es früher, beim Termin oder schriftlich. Für Angebote und Rechnungen, die Sie ab November verschicken, reicht ein Satz unter dem Text:

Bitte beachten Sie: Vom [Donnerstag, 24. Dezember] bis einschließlich [Sonntag, 3. Januar] ist unser Betrieb geschlossen. Ab [Montag, 4. Januar] sind wir wieder für Sie da.

Vorlage für die Abwesenheitsnotiz per E-Mail

In Gmail finden Sie die Funktion unter Einstellungen, Tab "Allgemein", Abschnitt "Abwesenheitsnotiz". Dort legen Sie ein Start- und ein Enddatum fest. Laut Gmail-Hilfe beginnt die Notiz am Startdatum um 0:00 Uhr und endet am Enddatum um 23:59 Uhr von selbst. Setzen Sie kein Häkchen bei der Option, die Antwort nur an Ihre Kontakte zu senden. Neue Kunden stehen nicht in Ihren Kontakten, und gerade die sollen die Antwort bekommen. In Outlook und bei anderen Mail-Anbietern gibt es dieselbe Funktion. Suchen Sie in den Einstellungen nach "Abwesenheit" oder "automatische Antwort".

Betreff: Betriebsurlaub bis [3. Januar], wir antworten bis [8. Januar]

Guten Tag,

danke für Ihre Nachricht. Unser Betrieb ist vom [Donnerstag, 24. Dezember] bis einschließlich [Sonntag, 3. Januar] geschlossen. In dieser Zeit liest niemand dieses Postfach. Ab [Montag, 4. Januar] sind wir wieder da und beantworten alle Anfragen bis spätestens [Freitag, 8. Januar].

Bei einem Notfall wie einem Heizungsausfall oder Rohrbruch erreichen Sie [Name des Notdienstes oder Kollegenbetriebs] unter [Telefonnummer].

Mit freundlichen Grüßen [Name] [Betrieb, Telefon, Website]

Haben Sie keinen Notdienst und keinen Kollegen, der einspringt, ersetzen Sie den Absatz zum Notfall. Für Heizungs- und Sanitärbetriebe gehört dann der Satz zum Gasgeruch hinein:

Einen Notdienst haben wir in dieser Zeit nicht. Bei Gasgeruch verlassen Sie bitte sofort das Haus und rufen von draußen den Entstörungsdienst Ihres Gasnetzbetreibers an.

Gemeint ist der Netzbetreiber, der das Gasnetz vor Ort betreibt, nicht der Anbieter, bei dem Ihr Kunde den Gastarif abgeschlossen hat. Auch Lieferanten wie Vattenfall schicken ihre Kunden bei einer Störung zum Netzbetreiber. Kennen Sie die Störungsnummer des Netzbetreibers in Ihrer Gegend, schreiben Sie sie in den Satz.

Lassen Sie Werbung aus der Abwesenheitsnotiz heraus, also kein Winterangebot und keinen Link zum Newsletter. Der Bundesgerichtshof hat Werbung in einer automatischen Bestätigungsmail als rechtswidrigen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht gewertet, weil der Empfänger solcher Werbung vorher ausdrücklich widersprochen hatte (BGH, Urteil vom 15. Dezember 2015, VI ZR 134/15). Ihre Notiz geht an jeden, der Ihnen schreibt, und Sie können vorher nicht prüfen, wer widersprochen hat.

Die Ansage auf dem Anrufbeantworter

Die fertige Ansage für den Betriebsurlaub steht im Artikel 5 Anrufbeantworter-Ansagen für Handwerker unter Nummer 3, die Variante mit Notdienst-Hinweis gleich darunter. Sprechen Sie dieselben Daten auf, die in der Abwesenheitsnotiz stehen. Verspricht die Mail eine Antwort bis zum 8. Januar und die Ansage einen Rückruf "in der ersten Woche", weiß der Kunde nicht, was gilt.

Wollen Sie Anrufe lieber an einen Kollegen oder auf ein Handy schicken, passt im Urlaub die sofortige Rufumleitung. Wie Sie sie an der FRITZ!Box, am Telekom-Anschluss und am Handy einschalten und wieder abschalten, steht in der Anleitung Rufumleitung bei Nichtmelden einrichten. Nutzen Sie WhatsApp Business, stellen Sie dort die automatische Antwort um. Eine Vorlage für den Betriebsurlaub finden Sie in der Anleitung zu WhatsApp Business.

Google Unternehmensprofil: spezielle Öffnungszeiten oder vorübergehend geschlossen

Was viele "besondere Öffnungszeiten" nennen, heißt bei Google "Spezielle Öffnungszeiten". Welche Einstellung Sie brauchen, hängt davon ab, wie viele Tage am Stück Sie zu haben. Die Google-Hilfe zu speziellen Öffnungszeiten sagt es so: Spezielle Öffnungszeiten gelten, wenn das Unternehmen "an bis zu sechs aufeinanderfolgenden Tagen geschlossen bleibt". Bei mindestens sieben aufeinanderfolgenden Tagen sollen Sie es als vorübergehend geschlossen kennzeichnen. Die Schritte unten haben wir am 21. Oktober 2026 mit den Hilfeseiten von Google abgeglichen.

Der Betrieb aus dem Beispiel ist elf Tage zu und braucht deshalb "Vorübergehend geschlossen". Wer nur an den Feiertagen schließt und dazwischen arbeitet, also etwa vom 24. bis 27. Dezember und vom 31. Dezember bis 3. Januar, kommt mit speziellen Öffnungszeiten aus.

Spezielle Öffnungszeiten eintragen

1. Rufen Sie Ihr Unternehmensprofil auf.
2. Wählen Sie "Profil bearbeiten" und dann "Öffnungszeiten".
3. Wählen Sie neben "Spezielle Öffnungszeiten" die Option "Bearbeiten".
4. Schlägt Google einen Feiertag vor, wählen Sie "Prüfen". Einen anderen Tag legen Sie mit "Datum hinzufügen" an.
5. Setzen Sie für jeden geschlossenen Tag das Häkchen bei "Geschlossen". Haben Sie an einem Tag kürzer geöffnet, entfernen Sie das Häkchen und tragen die Zeiten ein.
6. Klicken Sie auf "Speichern".

Google zeigt spezielle Öffnungszeiten nur an den eingetragenen Tagen. Danach gelten wieder Ihre normalen Zeiten, ohne dass Sie etwas zurückstellen.

Als vorübergehend geschlossen kennzeichnen

Die Schritte stehen in der Google-Hilfe zur vorübergehenden Schließung:

1. Rufen Sie Ihr Unternehmensprofil auf.
2. Wählen Sie "Profil bearbeiten" und dann "Öffnungszeiten".
3. Wählen Sie neben "Öffnungszeiten" die Option "Bearbeiten" und dann "Vorübergehend geschlossen".
4. Klicken Sie auf "Speichern".

Am ersten Arbeitstag öffnen Sie den Betrieb wieder. Laut Google-Hilfe zum Wiederöffnen wählen Sie dafür am selben Ort "Geöffnet mit Angabe der Öffnungszeiten", haken die Wochentage an, stellen die Zeiten ein und klicken auf "Speichern". Diesen Schritt vergisst man am leichtesten. Ein Betrieb, der im Januar bei Google noch als geschlossen dasteht, verliert Anrufe von Leuten, die gar nicht wissen, dass Sie Urlaub hatten. Tragen Sie sich das Wiederöffnen deshalb als Termin ein.

Wie Sie das Profil sonst einrichten, steht in der Anleitung Google Unternehmensprofil für Handwerker einrichten.

Vorlage für den Hinweis auf der Website

Auf die Website gehört der Hinweis schon Anfang Dezember, als schmales Band oben auf der Startseite und noch einmal direkt über dem Kontaktformular. Wer über das Formular schreibt und keinen Hinweis sieht, wartet am nächsten Tag auf eine Antwort.

Betriebsurlaub vom [24. Dezember] bis [3. Januar] In dieser Zeit ist unser Büro geschlossen. Ab [Montag, 4. Januar] sind wir wieder erreichbar. Anfragen über das Kontaktformular beantworten wir bis [Freitag, 8. Januar]. Bei Notfällen erreichen Sie [Name] unter [Telefonnummer].

Kann Ihr Formular eine automatische Bestätigung verschicken, setzen Sie die Daten auch dort ein. Was nach dem Absenden sonst auf dem Bildschirm stehen sollte, beschreibt der Artikel zum Kontaktformular für die Handwerker-Website. Am ersten Arbeitstag nehmen Sie den Hinweis wieder heraus. Ein Weihnachtsurlaub-Band im Februar lässt vermuten, dass sich niemand um die Seite kümmert.

Checkliste für den letzten Arbeitstag

• Abwesenheitsnotiz mit Start- und Enddatum eingeschaltet, eine Testmail von einer fremden Adresse geschickt
• Ansage aufgesprochen oder Rufumleitung eingeschaltet, die eigene Nummer einmal vom Handy angerufen
• Google-Profil umgestellt, mit speziellen Öffnungszeiten oder "Vorübergehend geschlossen"
• Hinweis auf der Website über dem Kontaktformular und auf der Startseite
• Automatische Antwort in WhatsApp Business, falls Sie es nutzen
• Termin für den ersten Arbeitstag: alles zurückstellen, Google-Profil wieder öffnen, Hinweis entfernen

Die Stammkundin aus dem Beispiel hätte am 28. Dezember in der Abwesenheitsnotiz eine Notfallnummer gefunden, statt auf eine Antwort zu warten. Was ein einzelner verpasster Anruf kostet, rechnet der Artikel Was ein verpasster Anruf Ihren Handwerksbetrieb kostet mit Ihren eigenen Zahlen vor.

Auch ein KI-Telefonassistent kann während der Schließung Anrufe annehmen und die Urlaubsdaten nennen. Was er dabei sagen darf und was er sagen muss, steht in Was ein KI-Telefonassistent im Handwerk sagen darf.

Häufige Fragen

Wie kündige ich Betriebsurlaub bei Kunden an?

An den vier Stellen, an denen Kunden Sie suchen: in der E-Mail-Abwesenheitsnotiz, auf dem Anrufbeantworter, im Google Unternehmensprofil und auf der Website. Überall stehen dieselben Angaben: die Urlaubstage, der Tag, an dem Sie wieder da sind, wer bei Notfällen hilft und bis wann Sie antworten. Kunden mit laufenden Aufträgen sagen Sie es vorher persönlich oder schreiben es unter Angebot und Rechnung.

Was schreibe ich in die Abwesenheitsnotiz im Betriebsurlaub?

Den ersten und letzten Urlaubstag mit Wochentag, den Tag, an dem Sie wieder da sind, und ein Datum, bis zu dem Sie antworten. Dazu eine Notfallnummer oder den klaren Satz, dass es keinen Notdienst gibt. Ein fertiges Muster steht oben im Abschnitt zur Abwesenheitsnotiz.

Wie trage ich Betriebsurlaub bei Google ein?

Bei bis zu sechs geschlossenen Tagen am Stück über "Spezielle Öffnungszeiten", bei sieben Tagen oder mehr über "Vorübergehend geschlossen". Beides finden Sie im Unternehmensprofil unter "Profil bearbeiten" und "Öffnungszeiten". Spezielle Öffnungszeiten laufen von selbst aus. Den Status "Vorübergehend geschlossen" müssen Sie am ersten Arbeitstag selbst zurückstellen.

Darf ich in die Abwesenheitsnotiz Werbung schreiben?

Lassen Sie es. Der BGH hat Werbung in einer automatischen Bestätigungsmail beanstandet, weil der Empfänger solcher Werbung vorher ausdrücklich widersprochen hatte (Urteil vom 15. Dezember 2015, VI ZR 134/15). Da die Abwesenheitsnotiz an jeden Absender geht, können Sie das vorher nicht ausschließen.

Wann sollte ich den Betriebsurlaub ankündigen?

Kunden mit offenen Aufträgen und Angeboten so früh, dass sie Termine noch vor dem Urlaub legen können, also ab November. Den Hinweis auf der Website stellen Sie Anfang Dezember online. Abwesenheitsnotiz, Ansage und Google-Profil stellen Sie am letzten Arbeitstag um.