WhatsApp Business für Handwerker einrichten

Nehmen wir einen Installateurbetrieb an einem Freitag, kurz vor sechs. Eine Hausbesitzerin fotografiert den Wasserfleck an ihrer Badezimmerdecke und schickt das Bild per WhatsApp an die Handynummer, die auf dem Transporter steht. Die Nummer gehört zum privaten Handy des Chefs. Am Sonntagabend findet er die Nachricht zwischen den Fotos vom Fußballverein. Die Kundin hat am Samstag einen anderen Betrieb angerufen.

Kunden schreiben, weil ein Foto den Schaden schneller erklärt als drei Sätze am Telefon. Ein Betrieb kann das auf dem Privathandy des Chefs laufen lassen oder eine eigene Nummer mit festen Regeln einrichten. Für den zweiten Weg gibt es die WhatsApp Business-App.

Die Schritte habe ich am 11. Oktober 2026 im deutschen WhatsApp-Hilfebereich nachgelesen, in der Fassung für Android. Die Menünamen stammen von dort. Auf dem iPhone heißen einzelne Knöpfe etwas anders.

WhatsApp Business für den Betrieb einrichten

WhatsApp nennt die Business-App eine kostenlose App für Kleinunternehmen. Sie läuft neben dem privaten WhatsApp, solange beide Konten verschiedene Telefonnummern haben.

Laden Sie die WhatsApp Business-App aus dem Google Play Store oder, auf dem iPhone, aus dem Apple App Store und öffnen Sie sie.
Lesen Sie die Nutzungsbedingungen und tippen Sie auf "Zustimmen und fortfahren".
Wählen Sie Ihr Land, geben Sie die Telefonnummer ohne die Null am Anfang ein und tippen Sie auf "Fertig".
Geben Sie den sechsstelligen Code ein, der per SMS oder Anruf kommt.
Die App führt Sie danach durch das Unternehmensprofil. Sie fragt nach Unternehmensname, bis zu drei Kategorien, Geschäftszeiten, Profilbild, Adresse, Website und Beschreibung.

Eigene Kategorien lassen sich nicht anlegen. Fehlt Ihr Gewerk, nehmen Sie "Anderes Gewerbe". Später ändern Sie alle Angaben im Tab "Tools" unter "Profil".

WhatsApp Business mit der Festnetznummer

Eine zweite SIM-Karte brauchen Sie nicht. WhatsApp erlaubt die Registrierung mit einer Mobilfunk- oder Festnetznummer, die Ihnen gehört und auf der Sie Anrufe oder SMS empfangen können. Bei einer Festnetznummer tippen Sie auf "Anrufen lassen". Dann klingelt das Bürotelefon, und eine automatische Stimme nennt den Code.

Zwei Einschränkungen stehen auf der Hilfeseite. Eine Durchwahl lässt sich nicht registrieren, es muss die Nummer ohne Durchwahl sein. Und WhatsApp führt unter anderem VoIP-Nummern, gebührenfreie Nummern und Mehrwertdienst-Nummern als nicht unterstützt auf. Ob Ihre Ortsnetznummer an einem IP-Anschluss darunter fällt, sagt die Seite nicht. Das zeigt erst der Versuch.

Geschäftszeiten eintragen

Unter "Geschäftszeiten" wählen Sie "Zu bestimmten Zeiten geöffnet" und tragen die Zeiten für jeden Wochentag ein. Diese Angabe steuert später die Abwesenheitsnachricht. Wer freitags um 13 Uhr Schluss macht, schreibt 13 Uhr. Betriebe ohne Laden wählen unter "Geschäftsadresse" die Zeile "Dieses Unternehmen hat keinen physischen Standort" und legen einen Servicebereich fest.

Abwesenheitsnachricht in WhatsApp Business einrichten

Ich halte die Abwesenheitsnachricht für die wichtigste Einstellung der App. Sie antwortet automatisch, wenn Sie nicht am Handy sind.

Tippen Sie im Tab "Tools" auf "Abwesenheitsnachricht".
Aktivieren Sie "Abwesenheitsnachricht senden".
Tippen Sie auf den Text, schreiben Sie Ihren eigenen und bestätigen Sie mit "OK".
Wählen Sie unter "Zeitplan" zwischen "Immer senden", "Eigener Zeitplan" und "Außerhalb der Geschäftszeiten".
Legen Sie unter "Empfänger*innen" fest, wer die Nachricht bekommt, und tippen Sie auf "Speichern".

"Außerhalb der Geschäftszeiten" erscheint nur, wenn im Profil Geschäftszeiten stehen. Bei den Empfängern passt für die meisten Betriebe "Alle". Laut WhatsApp braucht das Gerät eine aktive Internetverbindung, damit die Nachricht rausgeht. Ein ausgeschaltetes Betriebshandy in der Schublade antwortet am Wochenende niemandem.

Abwesenheitsnachricht: zwei Texte für den Handwerksbetrieb

Eine brauchbare Abwesenheitsnachricht sagt, wann ein Mensch antwortet und was der Kunde im Notfall tut. Ersetzen Sie die Angaben in den Klammern.

Nach Feierabend und am Wochenende:

Guten Tag, hier ist [Betriebsname]. Unser Büro ist [montags bis donnerstags von 7 bis 16 Uhr und freitags bis 13 Uhr] besetzt. Wir antworten am nächsten Werktag bis [9 Uhr]. Schicken Sie uns gern schon ein Foto und Ihre Adresse. Bei Rohrbruch oder Heizungsausfall rufen Sie bitte an unter [Notfallnummer].

Im Betriebsurlaub:

Guten Tag, hier ist [Betriebsname]. Wir sind bis einschließlich [Datum] im Betriebsurlaub. Ihre Nachricht lesen wir am [Datum] und melden uns an diesem Tag. Einen Notdienst haben wir in dieser Zeit nicht. Wenden Sie sich im Notfall bitte an [Vertretung oder Notdienst].

Schreiben Sie nur Fristen hinein, die Sie halten. Was Sie vor dem Betriebsurlaub außer WhatsApp noch umstellen, steht in Betriebsurlaub ankündigen.

Begrüßungsnachricht einrichten

Die Begrüßungsnachricht geht automatisch an jeden, der Ihnen zum ersten Mal schreibt. Sie geht noch einmal raus, wenn ein Kunde nach 14 Tagen ohne Kontakt wieder schreibt. Im Tab "Tools" tippen Sie auf "Begrüßungsnachricht", aktivieren "Begrüßungsnachricht senden", bearbeiten den Text und tippen auf "Speichern".

Fragen Sie darin ab, was Sie sonst einzeln nachfragen müssten:

Guten Tag und danke für Ihre Nachricht an [Betriebsname]. Schreiben Sie uns bitte Ihren Namen, die Adresse und worum es geht. Ein Foto hilft uns. Wir melden uns werktags innerhalb von [zwei Stunden].

Schnellantworten in WhatsApp Business

Schnellantworten sind gespeicherte Texte mit einem Kürzel. Sie tippen im Chat "/" und wählen den Text aus, statt ihn zum zwanzigsten Mal zu schreiben. Sie legen sie im Tab "Tools" unter "Schnellantworten" an. Der Text kommt in das Feld "Nachricht", das Kürzel in das Feld "Shortcut", dann "Speichern". WhatsApp speichert höchstens 50 Schnellantworten.

Für einen Handwerksbetrieb lohnen sich diese drei:

/foto "Können Sie uns ein Foto von der Stelle und eines vom Typenschild schicken? Dann wissen wir, welches Teil wir mitbringen."
/termin "Wir können Ihnen [Termin 1] oder [Termin 2] anbieten. Welcher passt Ihnen besser?"
/anfahrt "Unser Monteur ist auf dem Weg zu Ihnen und in etwa [30] Minuten da."

wa.me-Link und QR-Code: wo beide hingehören

Die App erzeugt beim Anlegen des Kontos automatisch einen Kurzlink. Sie finden ihn vom Tab "Tools" aus unter "Kurzlink". Über "QR-Code anzeigen" bekommen Sie denselben Weg als Code. Laut WhatsApp läuft der Code nicht ab, solange Sie ihn nicht zurücksetzen oder das Konto löschen.

Sie können den Link auch selbst bauen. Er beginnt mit https://wa.me/, dahinter steht die Nummer im internationalen Format ohne Nullen am Anfang, Klammern, Leerzeichen und Bindestriche. Für eine deutsche Nummer heißt das 49, dann die Vorwahl ohne Null, dann die Rufnummer.

Hier gehören Link und Code hin:

Google-Unternehmensprofil. Laut Google-Hilfe können bestätigte Profile ihren Kontaktinformationen eine WhatsApp-Option hinzufügen. Der Weg dort: "Profil bearbeiten", "Kontakt", neben "Chat" auf "Bearbeiten", WhatsApp wählen, den Link einfügen, "Speichern". Google schreibt dazu, Chatoptionen seien derzeit nur für ausgewählte Regionen verfügbar und möglicherweise nicht für Ihr Unternehmensprofil. Fehlt der Abschnitt "Chat" bei Ihnen, ist das vermutlich der Grund. Wie Sie das Profil anlegen, steht in der Anleitung zum Google-Profil für Betriebe ohne Ladengeschäft.
Transporter. Der Code kommt neben die Telefonnummer am Heck. Für Größe und Kontrast gelten dieselben Druckregeln wie beim QR-Code für Google-Bewertungen.
Rechnung und Angebot. Auf Papier steht der Code unten neben der Telefonnummer.

Was nicht passieren darf: Anfragen, die übers Wochenende liegen bleiben

Ein zweiter Kanal ist ein zweiter Ort, an dem Anfragen liegen bleiben. Die automatische Antwort ändert daran nichts. Sie verspricht nur eine Frist. Legen Sie deshalb fest, wer das Betriebshandy morgens und nach der Mittagspause durchsieht und wer es im Urlaub übernimmt.

Warum die erste Antwort so viel ausmacht, steht im Artikel über die ersten fünf Minuten nach einer Anfrage.

WhatsApp Business und DSGVO: was die Aufsichtsbehörden sagen

Das hier ist keine Rechtsberatung. Ich gebe wieder, was in den Quellen steht, die ich am 11. Oktober 2026 gelesen habe. Einig sind sie sich nicht.

Das Adressbuch

Der Hauptstreitpunkt ist der Kontaktabgleich. WhatsApp schreibt selbst, dass die App mit erteilter Berechtigung üblicherweise täglich auf die Telefonnummern im Adressbuch zugreift und sie hochlädt. Von Nummern ohne WhatsApp-Konto speichert WhatsApp nach eigener Angabe einen kryptografischen Hashwert und löscht die Nummer. Die Funktion ist laut WhatsApp optional und lässt sich in den Einstellungen des Geräts steuern.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Rheinland-Pfalz nennt diese Übertragung auf seiner Themenseite "WhatsApp" den größten Kritikpunkt, weil sie auch Menschen trifft, die mit WhatsApp nichts zu tun haben. Er schreibt aber auch, WhatsApp sei "nicht a priori datenschutzwidrig". Als Voraussetzungen nennt er unter anderem ein geschäftliches Handy statt des privaten und ein Telefonbuch, in dem ausschließlich WhatsApp-Kontakte stehen, oder eine Sperre des Adressbuchzugriffs.

Strenger ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht. In seinen FAQ rät es wegen fortbestehender Rechtsunsicherheiten generell dazu, Alternativen wie Threema oder Signal zu prüfen. Kann ein Unternehmen den datenschutzgerechten Einsatz gewährleisten, vor allem beim Adressbuch, muss den Kunden nach diesen FAQ trotzdem jederzeit ein gleichwertiger anderer Kontaktweg offenstehen. Beide Texte tragen kein Datum.

Am weitesten ging die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen. In ihrem "Merkblatt für die Nutzung von WhatsApp in Unternehmen" hieß es, der Einsatz durch Unternehmen verstoße gegen die DSGVO, und zwischen WhatsApp Business und der normalen App seien keine datenschutzrechtlich relevanten Unterschiede bekannt. Auf der Website der Behörde steht das Merkblatt unter seiner alten Adresse nicht mehr. Ich habe die Fassung gelesen, die das Internet Archive am 22. Juli 2019 gespeichert hat.

Wer WhatsApp im Betrieb nutzen will, kann sich an dem orientieren, was die Behörden in Rheinland-Pfalz und Bayern als Bedingungen nennen. Dazu gehören unter anderem:

ein eigenes Betriebshandy für WhatsApp Business, kein privates
kein Zugriff der App auf die Kontakte, oder ein Adressbuch, in dem nur Kunden stehen, die selbst WhatsApp nutzen
Telefon und E-Mail als gleichwertiger Weg daneben

App oder Business-Plattform

Neben der App gibt es die WhatsApp Business-Plattform, eine Schnittstelle für Software. WhatsApp beschreibt sie als Angebot für mittlere bis große Unternehmen, das man direkt oder über einen Anbieter von Unternehmenslösungen anbindet. Die drei Behördentexte oben sprechen über die App auf dem Handy. Zur Plattform sagen sie nichts.

Ob die Kritik am Adressbuch dort entfällt, hängt davon ab, welche Software angebunden ist und welche Daten sie an WhatsApp gibt. Lassen Sie sich das vom Anbieter schriftlich zeigen, zusammen mit dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. WhatsApp selbst hat "WhatsApp Business Datenverarbeitungsbedingungen" veröffentlicht, zuletzt aktualisiert am 22. August 2025.

Informationspflicht und Werbung

Wer Daten bei einem Kunden erhebt, muss ihm nach Art. 13 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung unter anderem mitteilen, wer verantwortlich ist, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die Daten verarbeitet werden und an welche Empfänger sie gehen. Nehmen Sie WhatsApp deshalb als Kontaktweg in Ihre Datenschutzerklärung auf und setzen Sie den Link dorthin in die Begrüßungsnachricht.

Die Antwort auf eine Kundenanfrage ist das eine. Etwas anderes ist es, wenn Sie Kunden von sich aus Werbung schicken, etwa das Herbstangebot zur Heizungswartung. Dafür brauchen Sie nach verbreiteter Auffassung eine vorherige ausdrückliche Einwilligung nach § 7 UWG. Die Einzelheiten stehen in den Artikeln über Wartungserinnerungen per Brief, E-Mail und Messenger und über die Bitte um eine Bewertung.

Und das Telefon

WhatsApp fängt die Kunden auf, die schreiben. Wer lieber anruft, landet weiter auf dem Anrufbeantworter, solange Sie auf der Baustelle stehen. Was das kostet, können Sie mit Ihren eigenen Zahlen im Artikel über den Preis eines nicht angenommenen Anrufs nachrechnen.

Dafür gibt es den KI-Telefonassistenten. Er nimmt ab, wenn im Betrieb niemand rangeht, fragt nach Name, Adresse, Rückrufnummer und Anliegen und trägt bei Bedarf einen Termin in Ihren Kalender ein. Sie bekommen eine Zusammenfassung des Gesprächs.

Fangen Sie mit der Abwesenheitsnachricht an. Sie kostet zehn Minuten, und am nächsten Freitagabend weiß die Kundin mit dem Wasserfleck, wann Sie sich melden.

Häufige Fragen

Ist WhatsApp Business kostenlos?

Die App selbst ja. Laut WhatsApp-Hilfebereich können Kleinunternehmen die WhatsApp Business App "kostenlos herunterladen und nutzen". Bezahlen müssen Sie nur für Zusatzangebote. Meta Verified mit dem blauen Häkchen ist laut WhatsApp ein kostenpflichtiges Abonnement und steht noch nicht jedem zur Verfügung. Marketingnachrichten an ausgewählte Kunden zahlen Sie pro zugestellter Nachricht. Bei der Registrierung können je nach Mobilfunkanbieter Gebühren für die SMS oder den Anruf mit dem Code anfallen.

Warum verschickt WhatsApp Business meine Abwesenheitsnachricht nicht?

Prüfen Sie vier Dinge, die der WhatsApp-Hilfebereich nennt. Das Handy braucht eine aktive Internetverbindung. Den Zeitplan "Außerhalb der Geschäftszeiten" gibt es nur, wenn im Profil Geschäftszeiten stehen. Mit der Empfängerauswahl "Meine Kontakte ausschließen" bekommen Kunden aus Ihrem Adressbuch nichts. Und haben Sie den KI-Assistenten Meta Business Agent verbunden, schaltet WhatsApp Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten automatisch ab. Zurück bekommen Sie beide erst, wenn Sie den Agent löschen. Den Agent gibt es bisher nur in bestimmten Ländern für ausgewählte Unternehmen.

Kann ich privat und geschäftlich dieselbe Nummer nutzen?

Nicht gleichzeitig. WhatsApp schreibt, dass sich WhatsApp Messenger und die Business-App nicht zur selben Zeit mit derselben Telefonnummer verwenden lassen. Für beide Apps brauchen Sie also zwei Nummern, etwa Ihr Handy und das Büro-Festnetz. Festnetznummern unterstützt WhatsApp nur in der Business-App. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Rheinland-Pfalz rät ohnehin zu einem eigenen Geschäftshandy, damit sich private und geschäftliche Kontakte nicht vermischen.

Kann ich mein bisheriges WhatsApp-Konto in die Business-App übernehmen?

Ja, mit Chatverlauf und Medien. Vorher empfiehlt WhatsApp ein Backup. In der Android-Anleitung erkennt die Business-App die Nummer aus WhatsApp Messenger, und mit "Weiter" und "Erlauben" geben Sie ihr Zugriff auf die alten Chats. Kontakte, die Sie nur in WhatsApp angelegt haben, gehen dabei verloren. Stellen Sie deshalb vorher in WhatsApp Messenger ein, dass alle Kontakte im Adressbuch des Telefons gespeichert werden. Danach läuft diese Nummer in der Business-App und nicht mehr im privaten WhatsApp.

Ist WhatsApp Business mit der DSGVO vereinbar?

Ein klares Ja oder Nein gibt keine der Behörden, deren Seiten ich am 18. Oktober 2026 noch einmal gelesen habe. Der Landesbeauftragte in Rheinland-Pfalz hält WhatsApp für "nicht a priori datenschutzwidrig" und nennt Voraussetzungen, darunter ein Geschäftshandy und ein Adressbuch nur mit WhatsApp-Kontakten oder eine Sperre des Adressbuchzugriffs. Das Bayerische Landesamt rät generell, Alternativen wie Threema oder Signal zu prüfen. Einzelheiten stehen oben im Abschnitt zur DSGVO. Das hier ist keine Rechtsberatung.